Prozessoptimierung: Definition, Methoden und Phasen
Prozessoptimierung ist die systematische Verbesserung von Arbeitsabläufen, damit sie schneller, günstiger, fehlerärmer oder kundenfreundlicher werden. Am Anfang steht immer die Analyse, wie ein Ablauf heute tatsächlich läuft.
Auch: Prozessverbesserung, Prozessanalyse, Ablaufoptimierung
Was man in der Prozessoptimierung macht
Zuerst wird der Ist-Zustand erfasst: Welche Schritte gibt es, wer ist beteiligt, wie lange dauert es, wo hakt es? Dann werden Engpässe, doppelte Arbeit und Wartezeiten gesucht und ein besserer Soll-Ablauf entworfen. Erst danach wird umgesetzt, oft mit Automatisierung.
Die fünf Phasen nach DMAIC
- Define: Problem und Ziel festlegen
- Measure: den Ist-Zustand messen
- Analyze: Ursachen finden
- Improve: Lösungen umsetzen
- Control: das Ergebnis sichern und überwachen
DMAIC stammt aus der Six-Sigma-Methodik.
Weitere Methoden
- PDCA-Zyklus: Plan, Do, Check, Act, nach W. Edwards Deming
- Lean: Verschwendung vermeiden, aus dem Toyota-Produktionssystem
- Kaizen: kontinuierliche Verbesserung in kleinen Schritten
- Prozessmodellierung: Abläufe grafisch darstellen, etwa mit BPMN
Erst mitzählen, dann bauen
Viele Abläufe im Marketing kosten mehr Zeit, als man denkt, weil sie in kleinen Stücken über die Woche verteilt sind. Wer sie misst, sieht, wo sich Automatisieren lohnt, und kann den Nutzen mit KPIs belegen.
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Häufige Fragen zu Prozessoptimierung
Was macht man in der Prozessoptimierung?
Man erfasst, wie Abläufe heute funktionieren, findet Engpässe und Fehlerquellen, entwirft einen besseren Ablauf, setzt ihn um und überprüft das Ergebnis.
Was sind die 5 Phasen der Prozessoptimierung?
Nach der Six-Sigma-Methode DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve und Control, also Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Steuern.
Welche Methoden gibt es zur Prozessoptimierung?
Unter anderem den PDCA-Zyklus, Lean, Kaizen, Six Sigma mit DMAIC und die Prozessmodellierung mit BPMN.
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Simon Gütter ist Marketing-Experte und arbeitet seit Jahren an der Schnittstelle von Marketing, Vertrieb und Automatisierung. Er findet die Stellen, an denen Unternehmen Zeit und Kunden verlieren, und baut Abläufe, die von selbst laufen: von der Terminbuchung bis zum Reporting. Mehr über Simon